Contoh Percakapan Telepon Sekretaris

Seorang sekretaris adalah orang yang sangat penting dalam organisasi atau perusahaan. Tugas utama seorang sekretaris adalah mengelola jadwal dan menyediakan dukungan administratif bagi atasan mereka. Salah satu tugas sekretaris yang paling umum adalah menjawab telepon dan mengatur jadwal atasan mereka. Berikut adalah contoh percakapan telepon sekretaris yang bisa menjadi referensi bagi Anda:

Sekretaris: Selamat pagi, perusahaan XYZ, Sekretaris saya bernama Lisa. Ada yang bisa saya bantu?

Pelanggan: Ya, saya ingin berbicara dengan CEO perusahaan.

Sekretaris: Maaf, Pak CEO sedang dalam rapat di luar kantor. Apa yang bisa saya bantu?

Pelanggan: Saya ingin menanyakan tentang produk terbaru yang perusahaan Anda tawarkan. Apakah Anda bisa memberikan informasi tersebut?

Sekretaris: Tentu saja, saya akan mencarikan informasi produk terbaru yang Anda minta. Bolehkah saya minta nama dan nomor telepon Anda untuk menghubungi Anda kembali?

Pelanggan: Ya, nama saya adalah Budi dan nomor telepon saya adalah 08123456789.

Sekretaris: Baik, Terima kasih Pak Budi, Saya akan mencari informasinya dan menghubungi Anda secepat mungkin.

Pelanggan: Terima kasih.

Sekretaris: Selamat siang, perusahaan XYZ, Sekretaris saya bernama Lisa. Ada yang bisa saya bantu?

Atasan: Halo Lisa, saya ingin mengatur jadwal untuk pertemuan besok. Apa ada jadwal kosong di kalender saya?

Sekretaris: Selamat siang, Pak Atasan. Saya akan memeriksa kalender Anda sekarang. Apa waktu yang Anda inginkan untuk pertemuan besok?

Atasan: Bagaimana dengan jam 10 pagi?

Sekretaris: Baik, jam 10 pagi besok kosong di kalender Anda. Dengan siapa Anda akan bertemu?

Atasan: Saya akan bertemu dengan Tim Proyek A.

Sekretaris: Baik, Saya akan mengirimkan email undangan pertemuan dan konfirmasi jadwalnya kepada Tim Proyek A dan mengingatkan mereka untuk mempersiapkan semua hal yang diperlukan. Apakah ada lagi yang bisa saya bantu, Pak Atasan?

Atasan: Tidak, terima kasih Lisa.

Sekretaris: Terima kasih Pak Atasan, selamat sore.

Dari contoh percakapan di atas, dapat dilihat bahwa seorang sekretaris harus menguasai keterampilan komunikasi dan organisasi yang baik untuk menjalankan tugasnya dengan efektif. Sekretaris juga harus mampu menangani panggilan dan jadwal dengan baik, serta memberikan solusi yang cepat dan akurat bagi pelanggan dan atasan mereka.
Menjinakkan Cucak Ranting Giras.